Kvalitní a efektivní management projektů je stále žádanějším artiklem u českých společností a tuzemských poboček nadnárodních koncernů. Firmám přestávají stačit tradiční, ale dočasná a značně nepřehledná řešení pomocí tabulek v Excelu nebo jednoduchých programů typu MS Project, jež neumožňují kombinaci automatické kalkulace a kontroly efektivity jednotlivých projektů, řízení lidských zdrojů a či vykazování odpracovaných hodin. Stále více společností se proto přiklání k online nástrojům projektového řízení jako je Easy Project od českého dodavatele Easy Software.

„Jako silný systémový integrátor, který poskytuje komplexní služby a řešení pro bezpečnostní a požárně bezpečnostní systémy, jsme z důvodu zvýšení kvality poskytovaných řešení a služeb hledali možnosti zlepšení některých procesů ze strany interních informačních systémů,“ popisuje Josef Janeček, vedoucí projektové kanceláře Colsys. Společnost dosud používala systémy, které byly schopny řešit samostatně pouze projekty, úkoly a výkazy práce. „Potřebovali jsme řešení, které nabídne základní evidenci a potřebné vazby jednotlivých informací, potřebných k řízení celého životního cyklu projektu,“ vysvětluje Janeček.

Komplexní řešení místo několika různých programů

Colsys si tedy definoval konkrétní požadavky na funkčnost poptávaného softwaru a vybral šest produktů, které odpovídaly jeho nárokům. „Jako nejlépe hodnocený ve vyjmenovaných oblastech nám po prezentacích a cca půlročním výběru vyšel software Easy Project od společnosti Easy Software,“ konstatuje Josef Janeček. Čím firmu zaujal? Nabízel evidenci obchodních případů a projektů v rozsahu CRM, řízení projektů a úkolů, kalkulaci projektu / CF řízení rozpočtů, řízení dokumentace, lidských zdrojů, rolí, timesheety a ceníky zdrojů. „Vedle těchto požadavků jsme stáli i o schopnosti uživatelské přívětivosti při běžné práci, konfigurovatelnosti tohoto softwaru, schopnosti dodavatele poskytování podpory a další drobné požadavky,“ říká Janeček.

V současné době má Colsys dokončenu první etapu implementace, kdy s Easy Projectem pracovala celá divize pro vývoj softwaru. „Po prvním ostychu uživatelů, kdy byl systém nakonfigurován podle potřeb firemních procesů, došlo na řešení detailní konfigurace systému pro jednotlivé role, které po seznámení s Easy Projectem dokázaly pečlivěji odprezentovat svoje potřeby,“ líčí Josef Janeček. Vysoké nároky měli zejména programátoři. „Naprostou většinu požadavků jsme byli schopni realizovat, a to zatím v rámci konfiguračních schopností systému, bez dovývoje,“ dodává Janeček s tím, že u některých oblastí má firma představu, jak je posunout dále a vyžádá si úpravu funkcionality. „Jedná se o oblasti vazby na repository, rozpočty projektů, service desk. Zatím jsme však s Easy Projectem spokojeni a plní naše očekávání,“ ujišťuje.

„Konečně máme úplný přehled o projektech“

Obdobnou zkušenost má s Easy Projectem také společnost Würth, která hledala otevřený a jednoduchý nástroj na řízení projektů. „Před pořízením Easy Projectu jsme projekty řídili individuálně za použití různých nástrojů. S narůstajícím počtem projektů vznikla potřeba pořídit nějaké sofistikovanější řešení,“ popisuje Martin Kříž, obchodní manažer divize Industrie ve společnosti Würth. „Easy Project je otevřeným a intuitivním nástrojem, který splňuje naše očekávání,“ dodává. Společnost oceňuje, že má veškeré projekty na jednom místě a že v rámci řízení projektů a jednotlivých procesů je schopna projekty jednoduše řídit, vyhodnocovat a sledovat jejich jednotlivé fáze.

Obdobně hodnotí Easy Project i Josef Janeček z Colsysu: „Klíčové přínosy lze hodnotit nefinančně v oblastech skutečného řízeného sdílení informací v klíčových oblastech v rámci divize, což nám umožnilo vytvořit předpoklady pro skutečné řízení projektů ve všech fázích životního cyklu. Posunuli jsme se ze stavu nekonečných zpětných revizí původního plánu a rozpadu projektu na úkoly, řešitele, plánované kapacity vs. spotřeba kapacit do stavu, kdy díky nastavení procesů probíhá realizace zahájených zakázek „sama“ podle nastavení a management se zabývá zpětně pouze řízením odchylek a přípravou budoucích aktivit a nových projektů.“

Colsys pozitivně vnímá i změnu v oblasti řízení kapacit. „Začali jsme získávat přehled o dostupné reálné kapacitě, čerpání kapacit na běžících projektech a budoucích potřebách u plánovaných projektů. Jinými slovy nám chybí již jen kousek cesty ke skutečnému řízení kapacit lidských zdrojů do budoucna,“ věří Josef Janeček. Další z klientů Easy Projectu, česká pobočka společnosti Lear Corporation, hodnotí také kvalitní uživatelskou podporu a na základě dosavadních zkušeností plánuje dokonce jeho mezinárodní implementaci.

Easy Software: chceme zestonásobit počet uživatelů

„Jsme rádi, že naše řešení oslovuje firmy všech velikostí a umožňuje jim efektivněji řídit projekty. Naším cílem je získat více zákazníků ze segmentu enterprise tak, aby celkový počet uživatelů Easy Projectu výrazně stoupl,“ říká Ondřej Šťovíček, projektový ředitel společnosti Easy Software, jež Easy Project vyvíjí. Momentálně využívá Easy Projekt přibližně 3 500 firem a celkově 150 až 200 tisíc uživatelů. „Chceme toto číslo ještě o dva řády zvednout a dostat se tak na desítky milionů uživatelů,“ věří Šťovíček.

Nové uživatele si chce Easy Project získat i dalšími funkcemi, které nabídne jeho nová, letošní verze, již Easy Software uvede na trh v průběhu března. Půjde například o Lite verzi, která umožní Easy Project začít efektivně používat od první minuty, bez nastavování a učení. Velkým firmám pak Easy Project nabídne Business Intelligence, která přináší monitoring efektivity projektů v reálném čase a kontextu všech důležitých finančních ukazatelů.

O společnosti Easy Software

Společnost Easy Software patří mezi největší programátorské domy postavené na open source platformě Redmine v České republice. Na trhu působí od roku 2007. Dodává řešení jak pro české firemní zákazníky, jako jsou Česká televize, Sazka či PPF, tak pro klienty v Německu, Velké Británii a Evropské unii obecně. Silnou základnu klientů má také v Japonsku a v USA. Easy Software je tvůrcem nejsilnějšího českého řešení pro projektový management Easy Project, které využívá na 3 000 firemních a statisíce dalších uživatelů. Easy Project představuje komplexní systém pro projektový management, který kombinuje klasické a agilní metody projektového řízení. Easy Project mimo jiné vyniká snadným propojením s dalšími firemními systémy a software.